Hoje em dia, “eficiência” é uma das palavras de ordem em qualquer organização. Além de pensar em obter resultados mais elevados, os gestores precisam também se preocupar em obter esses resultados com o mínimo de perdas ao longo do caminho, tanto no que diz respeito ao produto/serviço quanto à manutenção do espaço de trabalho. Por esse e outros motivos, há cada vez mais ênfase no combate ao desperdício nas empresas, independentemente de seu porte.
A perda de materiais, insumos, tempo e outros recursos no dia a dia de trabalho pode comprometer bastante a rentabilidade do negócio em longo prazo. Por outro lado, mesmo pequenas economias podem gerar retornos bem positivos para seus resultados, especialmente quando se trata de algo que pode ser replicado em larga escala.
Por exemplo, um desperdício equivalente a R$0,01 de material por produto pode representar uma perda bem grande se ocorrer inúmeras vezes num curto espaço de tempo. Pode ser um desperdício invisível quando visto isoladamente, mas se contabilizado inúmeras vezes poderá chegar a um valor final bem alto.
Sendo assim, para você evitar tais perdas, é importante promover o combate ao desperdício nas rotinas de sua empresa. Para auxiliar, separamos aqui algumas das principais ações que você pode implementar. Acompanhe!
1. Crie um espaço mais organizado
O bom uso do espaço é um fator muito importante que favorece a produtividade da equipe. Organizar os materiais e equipamentos nos lugares certos, onde todos possam acessá-los quando precisarem é fundamental para a agilidade na execução das tarefas. Desta forma, não haverá perda de tempo em procurar tal coisa ou remanejar tal equipamento de um lugar indevido. Afinal, manter um equipamento que não é utilizado, por exemplo, pode atrapalhar a circulação da equipe e prejudicar sua produtividade.
Existem algumas premissas que você deve seguir para tornar o espaço mais organizado e eficiente. Por exemplo, usar apenas o que for necessário para a execução das tarefas, cuidar da limpeza e higiene do ambiente, facilitar o acesso às ferramentas de uso comum e melhorar a ergonomia.
2. Elimine processos repetitivos e sem eficiência
Boa parte do desperdício dentro das empresas vem da condução de processos de trabalho que não geram nenhum retorno, seja de forma direta ou indireta. Isso é comum em negócios com bastante tempo de vida, que acabam não revisando seus processos, nem implementam novas tecnologias em produtos e serviços. Para aumentar a produtividade, por exemplo, avalie o que, de fato, deve permanecer nos procedimentos, pois rotinas eficientes é que trarão resultados.
Como parte do combate ao desperdício nas empresas, é vital que você revise os seus processos constantemente. Assim, corte aquelas tarefas sem propósito e busque rotinas mais eficientes. Às vezes, melhorar a comunicação já resolve. Da mesma forma, usar produtos de qualidade garantida, evitando os retrabalhos, é também algo muito bem-vindo.
3. Deixe o estoque mais enxuto
Negócios que trabalham com estoque, seja de materiais ou de mercadoria, têm sempre que se preocupar com o tempo de armazenamento. Produtos parados por muito tempo podem levar à perda de dinheiro, uma vez que acabam perdendo a validade, resultando no descarte.
Manter um estoque enxuto, ou seja, o mais próximo do “mínimo” necessário, costuma ser o melhor caminho. Utilizar produtos de limpeza concentrados, por exemplo, requer menos espaço de estocagem e permite realizar o mesmo trabalho com menor volume de material. É fundamental um bom planejamento entre a equipe de compras e a equipe da limpeza para manter o seu estoque enxuto.
4. Faça o transporte e o armazenamento adequado de insumos
Levar os produtos corretamente até onde serão usados é mais importante do que muitos imaginam. Boa parte do desperdício de insumos ou defeitos de maquinário ocorrem devido a métodos inadequados de transporte e de armazenamento. Ter mais atenção a estes pontos, tanto no momento do fornecimento quanto na sua circulação dentro da empresa, poupará você de diversas perdas.
5. Use produtos e equipamentos de melhor qualidade
Durante a limpeza e higienização dos ambientes, sua equipe vai utilizar uma série de produtos e equipamentos, como desinfetantes, limpadores, panos de limpeza, carro funcional, entre outras coisas. E muitos negócios acabam caindo na armadilha de comprar apenas mercadorias baratas, que, geralmente, não proporcionam a eficiência desejada. Isso pode levar a vários desperdícios.
É importante utilizar materiais de boa qualidade. Equipamentos ineficientes, que consomem muita energia ou que usam mais produtos para realizar um trabalho geram custos desnecessários em longo prazo. Mesmo que este desperdício não seja notado no dia a dia, ele será sentido em seu orçamento.
6. Reduza esperas
O tempo é um recurso bem limitado em qualquer empresa, então saber como usá-lo de forma mais eficiente é indispensável no combate ao desperdício nas empresas. Para isso, é necessário planejar as atividades do dia a dia para minimizar o tempo ocioso da sua equipe, seja por aguardarem a reposição de produtos e equipamentos ou por terem tarefas que dependem umas das outras para serem executadas.
7. Elimine gargalos
Gargalos nas rotinas são quando uma demanda em particular não é atendida na sua empresa por falta de recursos ou equipamentos. Isso pode acontecer, também, quando a equipe não é distribuída de forma planejada, deixando alguns processos saturados e outros ociosos. Não é possível impedir totalmente a existência de gargalos de produtividade, mas você pode minimizar seu impacto negativo dentro da empresa ao criar planos estratégicos para contê-los.
8. Tente produzir apenas o necessário
Por fim, mas não menos importante, uma das tendências mais fortes no combate ao desperdício nas empresas é a possibilidade de apenas produzir sob demanda. Em alguns negócios, essa é a melhor estratégia para evitar perdas, pois tanto o seu estoque quanto seus processos são acionados apenas quando demandados.
Em outros negócios, que precisam produzir constantemente para atenderem às suas demandas, o ideal é prever seu volume. Se você espera que uma quantidade X de mercadoria seja comprada em um determinado período de tempo, então esse é o total que deve ser produzido. Mais que isso seria apenas excesso de estoque.
Agora que você entende a importância do combate ao desperdício nas empresas e como torná-lo parte do seu negócio, é hora de usar esse conhecimento ao seu favor. Avaliações regulares e adaptações de processos são pequenos investimentos se comparados aos benefícios que eles proporcionam.
Quer mais dicas para otimizar seu negócio? Então leia nosso artigo sobre redução de custos e veja como economizar mais.
